Doplněk poskytuje možnost efektivnějšího a pohodlnějšího plánování videokonferencí.
Instalace
Instalaci provedete po stažení instalačního balíčku spuštěním souboru setup.exe. Krátký průvodce vám na pár kliknutí instalaci zařídí sám.
Po instalaci je nutno vypnout a zapnout Outlook.
Doplněk je funkční pro verze Outlook 2010 a novější.
Před instalací ověřte, že vaše firewally a firemní bezpečnostní politika dovolují přístup na uvedené adresy
První spuštění
Po instalaci se přítomnost doplňku projeví výzvou k přihlášení uživatele v jedné z následujících situací :
- po znovuspuštění aplikace Outlook
- po otevření prvního detailu schůzky
- při otevření dialogu pro založení nové schůzky
Pro přihlášení použijte stejné přihlašovací údaje jako do Komunikátoru.
Přihlášení lze znovu vyžádat kliknutím na ikonu nastavení v dialogovém okně detailu schůzky. Otevřete v Outlooku kalendář a klikněte na vytvoření nové schůzky, pak klikněte na ikonu nastavení VOIPEX doplňku :
Pokud se při spuštění nepodařilo doplňku automaticky přihlásit, je zobrazena chyba.
Naplánování videokonferenční schůzky
Schůzka se plánuje zcela standardními prostředky a mechanismy Outlooku. Jediným rozdílem je zobrazení sekce Voipex v detailu schůzky, kde si vyberete jednu z volných videomístností.
Legenda :
- videokonferenční místnost s názvem "Produkty" je v uvedený časový interval 3.5.2018 17:00-17:30 volná a lze ji vybrat k uspořádání schůzky
- videokonferenční místnost s názvem "CRM integrace" je v uvedeném časovém intervalu obsazena jinou schůzkou (může být obsazena jen v části uvedeného intervalu)
- videokonferenční místnost s názvem "Rezerva" je pro daný časový interval použita pro tuto schůzku
- pro starší verze Outlook 2010 je zobrazeno upozornění (je možné ho smazat při zadání textu schůzky)
Schůzky lze plánovat pouze do budoucnosti. Při pokusu o založení schůzky začínající v minulosti je zobrazena chyba.
Po zadání účastníků schůzky a kliknutím na "Uložit a zavřít" je provedeno :
- rezervace schůzky v požadované videomístnosti
- text schůzky je rozšířen o informace s návodem na připojení do videokonference pro externí účastníky
- uložena schůzka do outlooku Organizátora (což způsobí rozeslání pozvánky Outlookem organizátora)
Přeplánování videokonferenční schůzky
Pro změnu termínu schůzky lze postupovat standardními postupy Outlooku, nicméně je doporučeno :
- otevřít detail naplánované schůzky
- změnit datum a čas začátku schůzky
- změnit datum a čas konce schůzky
- pokud vybraná místnost zešedne, nelze ji v novém termínu použít (je obsazena jinou schůzkou) a je nutno vybrat jinou z nabízených volných místností (kontrola obsazenosti místností se provádí po každé změně termínu schůzky)
Legenda :
- prvky pro nastavení začátku schůzky
- prvky pro nastavení konce schůzky
- tlačítko pro zapsáné změn a opětovné rozeslání nové schůzky uvedeným účastníkům
Zrušení/Smazání videokonferenční schůzky
Pokud provedete zrušení schůzky pomocí Outlook doplňku, bude provedeno i rozeslání zrušení schůzky Outlookem uvedeným účastníkům.
Opět lze použít různé cesty k provedení této operace, tak jak jsou dostupné ve vašem Outlook klientovi. Doporučený postup je přes detail schůzky.
Vynucení permanentní dostupnosti doplňku
Outlook při spuštění všech doplňků měří čas spuštění a pokud je čas delší jak 1 sec může rozhodnout o zákazu spouštění doplňku. O této akci informuje uživatele.
Může se stát, že i doplněk pro plánování videoschůzek bude takto zakázán. Pro vynucení vypnutí této funkce klikněte v menu na Soubor → Pomalé a zakázané doplňky.
Pokud tuto volbu nemáte k dispozici, máte pravděpodobně starší verzi Outlooku a musíte nejdříve aktualizovat Outlook na poslední verzi.
Může být zobrazeno tlačítko "Zakázat tento doplněk". V tom případě na něj klikněte a změní se na "Tento doplněk vždy povolit". Po opětovném kliknutí bude doplněk permanentně povolen.
Známá omezení
- doplněk je podporován pouze pro instalaci v "tlustém klientovi" Outlook instalovaném na stanici uživatele
- pro starší verzi 2010 je nutné pro víceřádkové tělo zprávy používat pro odřádkování SHIFT+ENTER
- nejsou zatím podporovány periodicky opakované schůzky (pouze jednorázové)