Pracovní kalendáře definují různé druhy kalendářů, od kterých se odvíjí výpočty, případně akce v různých částech helpdeskového systému.
Kalendáře mohou být definovány jako kalendářní hodiny, tedy 24 hodin denně 7 dní v týdnu, včetně svátků nebo jako pracovní hodiny reprezentující oficiální pracovní dobu společnosti.
Pracovní kalendáře je možné využít v těchto oblastech: SLA, Služby, Automatizace.
Kalendář pro SLA
V SLA jsou pracovní kalendáře nedílnou součástí, jsou nutné k tomu, aby mohlo počítadlo SLA měřit čas.
Kalendář pro Služby
Služba může mít nastavenou otevírací dobu, která je vázaná na pracovní kalendář. Na službě může být nastaveno např. zobrazit při vkládání požadavku otevírací dobu služby nebo zakázat vložení požadavku do služby mimo pracovní dobu, více v Administrace > Požadavky > Služby > Výběr konkrétní služby > záložka Otevírací doba
Kalendář pro Automatizace
Automatizace může být navázaná na pracovní kalendář. Automatizace se nastavují v Administrace > Produktivita > Automatizace > +Nová. Automatizace s nastaveným kalendářem bude provedena pouze v časech, které jsou uvedeny ve zvoleném kalendáři.
Vytvoření a úprava pracovního kalendáře
Samotné pracovní kalendáře se upravují nebo vytváří v Administrace > Požadavky > Pracovní kalendáře. Zde jsou v tabulce uvedeny všechny vytvořené kalendáře spolu s popisem. Přes pole Akce lze kalendáře upravit, duplikovat nebo smazat. Kalendář nelze smazat, pokud je nastavený na počítadlo SLA. Pokud je kalendář nastavený na některou službu nebo automatizaci, kalendář smazat lze, ale v dialogovém okně budete na tuto skutečnost upozorněni a definitivní smazání musíte ještě potvrdit.
Při prvním spuštění helpdeskového systému jsou ve výchozím nastavení v Administraci vytvořeny dva kalendáře - kalendář 24x7 a kalendář 8x5.
Kalendář 24x7 kopíruje kalendářní hodiny a má nastavenou "pracovní dobu" na 7 dní v týdnu, 24 hodin denně. Kalendářní hodiny jsou běžné celodenní nepřetržité hodiny. Pokud například svým zákazníkům slibujete nepřetržitou podporu, musíte jako základ svých SLA počítadel použít kalendářní hodiny.
Kalendář 8x5 reprezentuje oficiální pracovní dobu vaší společnosti a má přednastavenou pracovní dobu od pondělí do pátku, denně od 8:00 do 11:30 a od 12:30 do 17:00. Oba kalendáře je možné upravit (změnit pracovní dobu, naimportovat svátky atd.), duplikovat nebo smazat. A nebo si vytvořit zcela nový kalendář.
Administrátor může vytvářet nové kalendáře kliknutím na +Vytvořit nový v Administrace > Požadavky > Pracovní kalendáře.
V záložce Kalendář administrátor pojmenuje nový kalendář, pro snazší orientaci k němu může přidat popis, vybere časové pásmo, případně preferovanou barvu. Nastaví si pracovní dobu na jednotlivé dny v týdnu. Poté je nutné kliknout na tlačítko "Vytvořit" a tím se kalendář uloží do systému. Po uložení kalendáře je možné jej znovu editovat a v záložce Svátky přidat svátky.
Svátky
Ke každému pracovnímu kalendáři je možné naimportovat svátky. Jedná se o státní svátky České republiky zahrnující sedm státních svátků a šest ostatních svátků. V záložce Svátky klikněte na Import, vyberte rok a kliknutím na Vložit se naimportují státní svátky vybraného roku. Dny svátků se tímto nebudou počítat do pracovní doby společnosti.
Do tabulky svátků je možné také přidávat své vlastní svátky, např. celozávodní dovolená. Kliknutím na +Nový se objeví dialogové okno, pojmenujete svátek, vyplníte datum svátku a svátek uložíte kliknutím na Přidat.
V přehledné tabulce svátků lze v poli pod "Název" vyhledávat dle názvu svátku, lze řadit dle data vzestupně nebo sestupně nebo lze vyfiltrovat svátky dle toho, zda jsou expirované (již proběhly) nebo ne.
V poli Akce je možné svátek duplikovat, upravit nebo smazat.
