Základní vlastnosti

• zákazník aktivovánu jednu nebo více videomístností 

• videoschůzka probíhá ve videomístnosti

• po dobu videoschůzky je videomístnost rezervována

• v jeden okamžik může být v jedné videomístnosti aktivní pouze jedna videoschůzka (ale zákazník může současně provozovat tolik videoschůzek, kolik má videomístností)

• Každá jednotlivá videoschůzka je chráněna pomocí hesla

• počet uživatelů s licencí VIDEO na cenu nemá vliv, platí se za počet místností

• pozvaní účastníci videoschůzky se připojují zdarma

• na naplánovanou schůzku se lze připojit již 5 min před naplánovaným termínem, aby v uvedený termín byli již všichni připraveni začít

• běžící schůzka je automaticky prodlužována po 10 minutových intervalech pokud není v této době rezervace jiné schůzky (organizátor schůzky je informován notifikací ve svém komunikátoru)

• pokud je v místnosti rezervována další schůzka, je běžící schůzka ukončena 5 min před začátkem další schůzky, aby se mohli její účastníci připravit a doladit kamery a mikrofony

• počítá se skutečná doba strávená na videoschůzce, ne naplánovaný čas videoschůzky

• počítají se minuty za všechny připojené účastníky, např. doba připojení účastník A 12 min, účastník B 5 min, účastník C 12 min = 29 videominut 

Připojení do videoschůzky :

• Uživatelé s Komunikátorem mohou vstupovat do videoschůzky bez nutnosti zadávání hesla (pokud není videoschůzka úmyslně uzavřená pro vybrané účastníky)

• Ostatní uživatelé se mohou do videoschůzky připojit přes link v mailu pozvánky, kde zadají heslo a po jeho ověření je umožněno připojení popř. sděleny další údaje pro připojení jinými způsoby (připojení do videokonference z jiných zařízení jako hw videokonferenční jednotky, mobily, tablety apod.)

Open

Legenda :

1. tlačítko pro naplánování videoschůzky

2. tlačítko pro připojení do naplánované nebo vytvoření rychlé videoschůzky

Ukončení videoschůzky :

• Pokud se všichni účastníci z rychlé schůzky odpojili, dojde k ukončení rezervace a uvolnění videomístnosti pro další použití

• Pokud byla videoschůzka naplánována, je videomístnost rezervována až do konce naplánované doby i když se již všichni účastníci odpojili. Organizátor může takovou videoschůzku ukončit ručně a videomístnost uvolnit.

Známá omezení :

• Nelze zadávat periodicky se opakující videokonference typu první pondělí v měsíci nebo každý druhý týden

Jak naplánovat videoschůzku s vaším zákazníkem

Organizátor schůzky zašle pozvánku do kalendáře účastníkům ze svého poštovního klienta. Cílem je aby byla zpráva pro příjemce důvěryhodná a byl použit systém kalendářů na který je zákazník zvyklý (např. Outlook, Gmail, ...). Předpokládá se, že příjemce pozvánku přijme do svého kalendáře a upozornění na schůzku zajistí jeho kalendář.

Videoschůzka je typicky plánována s předstihem několika dnů. 

Open

Legenda :

1. tlačítko pro naplánování videoschůzky

Po kliknutí na tlačítko "plus" je zobrazena obrazovka detailu nové videoschůzky :

Po zadání parametrů a kliku na "Create" je videoschůzka zaevidována a zobrazena v seznamu :

Po kliknutí na vytvořenou videoschůzku je zobrazen její detail :

Legenda :

1. tlačítko "Invitation" pro stažení souboru ICS, kterým si můžete schůzku naimportovat do svého kalendáře a rozeslat účastníkům

2. tlačítko "Edit" pro přeplánování video schůzky

Změna naplánované videoschůzky

Pro přeplánování videoschůzky na jiný termín vyhledejte požadovanou videoschůzku :

Kliknutím na vybranou videoschůzku se zobrazí detailní informace : (pouze pokud jste organizátor schůzky nebo pozvaný účastník nebo pokud není videoschůzka uzavřena pro vyjmenované účastníky)

V detailu video schůzky klikněte na tlačítko "Edit" :

Po stisku "Save" je videokonferenční schůzka přeplánována

Zrušení naplánované videoschůzky

Vyhledejte požadovanou videoschůzku :

Je zobrazen detail videoschůzky :

Stiskem tlačítka "Delete" je provedeno zrušení videoschůzky a uvolnění videomístnosti.

Připojení pozvaného účastníka do videoschůzky

Vstup z emailu/kalendáře

Pozvaný účastník má po přijetí pozvánky ve svém kalendáři nebo emailu text s instrukcemi pro připojení

Po kliknutí na link videoschůzky se mu zobrazí startovací stránka tzv. "landing page" :

Pokud na tuto stránku vstoupí pozvaný účastník 5 min před začátkem schůzky, je vyzván k vložení hesla :

Po úspěšném ověření se může účastník připojit do videokonference kliknutím na tlačítko "Připojit se"

Vstup z Komunikátoru

V době 5 minut před začátkem nebo po dobu trvání videoschůzky klikne uživatel  Komunikátoru na videomístnost kde se videoschůzka koná. Připojí se kliknutím na ikonu videa. 

Vstup z mobilních zařízení

Informace pro připojení účastník může získat :

• z "landing page" po úspěšném ověření hesla 5 min před začátkem schůzky

• v detailu schůzky v detailu videokonferenční místnosti

Informace získané po úspěšném přihlášení z "landing page" :

Do mobilního zařízení si účastník stáhne aplikaci "Zoom video" z Google Play nebo Apple iTunes. Pro připojení použije údaje "Zoom ID" a "PIN"

Stejné informace jsou k dispozici i v detailu videoschůzky v komunikátoru pro organizátora

Jak uspořádat rychlou videoschůzku s kolegou

Jedná se typicky o neplánovanou ad-hoc videoschůzku k rychlému projednání problému. 

Schůzka se nesvolává přes kalendáře, ale jen prostým dotázáním kolegy zda má čas přes instantní zprávu.

Vybereme kolegu ze seznamu v komunikátoru :

Požádáme ho zda by se mohl připojit na videoschůzku do místnosti General :

Po potvrzení klikneme na místnost General a na ikonu Video (kolega Filip udělá totéž) :

Zrušení běžící rychlé videoschůzky

Pro uvolnění videomístnosti lze použít tlačítka "Stop meeting". Při této operaci dojde k odpojení účastníků.

Nahrávání záznamu videoschůzky

Nahrávání je možné jen pro organizátora videoschůzky, který se do ní připojí pomocí kliknutí na ikonu videa v dané místnosti svého komunikátoru (stejně jako při spuštění rychlé videoschůzky).

Díky tomu je připojení organizátora do videoschůzky ověřeno přihlášením v komunikátoru a takto připojený účastník bude mít povoleny další funkce spojené s řízením videoschůzky, např. nahrávání záznamu, vypínání kamer nebo mikrofonů účastníků apod.

Nahrávání je realizováno zařízením organizátora a záznam je ukládán na jeho lokální záznamové médium. Formát ukládaného záznamu je pro běžné přehrávače nečitelný a je nutná konverze na MP4. 

Po ukončení videoschůzky je automaticky spuštěna konverze na MP4 s tím, že vznikne i samostatný soubor jen s audio stopou a chatovou konverzací.

Pokud se konverze automaticky nespustí, jsou soubory konvertovatelné dodatečně poklikáním na soubor ve správci souborů. 

Na zařízeních s OS Windows je záznam uložen typicky v adresáři Dokumenty/Zoom, kde každý záznam má svůj podadresář.

Vzhledem k značné velikosti nekonvertovaného souboru se záznamem doporučujeme konverzi provést co nejdříve. Během konverze není možné na zařízení připojení do další videoschůzky, konverze musí být nejprve celá dokončena.

Při pořádání delších videoschůzek, kdy jsou vyhlašovány například přestávky nebo se probírají různá témata, doporučujeme nahrávání během přestávky pozastavit nebo mezi tématy nahrávání ukončit a znovu zapnout. Tím se při konverzi vytvoří samostatné MP4 soubory, obsahující jen příslušnou dobu nahrávání a nemusíte tak již pro rozdělení videa použít další program pro střih videa.