Doplněk poskytuje možnost efektivnějšího a pohodlnějšího plánování videokonferencí.

Instalace

Instalaci provedete po stažení instalačního balíčku spuštěním souboru setup.exe. Krátký průvodce vám na pár kliknutí instalaci zařídí sám.

Po instalaci je nutno vypnout a zapnout Outlook.

Doplněk je funkční pro verze Outlook 2010 a novější.

Před instalací ověřte, že vaše firewally a firemní bezpečnostní politika dovolují přístup na uvedené adresy  

První spuštění

Po instalaci se přítomnost doplňku projeví výzvou k přihlášení uživatele v jedné z následujících situací :

• po znovuspuštění aplikace Outlook

• po otevření prvního detailu schůzky

• při otevření dialogu pro založení nové schůzky

Open

Pro přihlášení použijte stejné přihlašovací údaje jako do Komunikátoru.

Přihlášení lze znovu vyžádat kliknutím na ikonu nastavení v dialogovém okně detailu schůzky. Otevřete v Outlooku kalendář a klikněte na vytvoření nové schůzky, pak klikněte na ikonu nastavení VOIPEX doplňku :

Open

Pokud se při spuštění nepodařilo doplňku automaticky přihlásit, je zobrazena chyba.

Naplánování videokonferenční schůzky

Schůzka se plánuje zcela standardními prostředky a mechanismy Outlooku. Jediným rozdílem je zobrazení sekce Voipex v detailu schůzky, kde si vyberete jednu z volných videomístností. 

Legenda :

1. videokonferenční místnost s názvem "Produkty" je v uvedený časový interval 3.5.2018 17:00-17:30 volná a lze ji vybrat k uspořádání schůzky

2. videokonferenční místnost s názvem "CRM integrace" je v uvedeném časovém intervalu obsazena jinou schůzkou (může být obsazena jen v části uvedeného intervalu)

3. videokonferenční místnost s názvem "Rezerva" je pro daný časový interval použita pro tuto schůzku

4. pro starší verze Outlook 2010 je zobrazeno upozornění (je možné ho smazat při zadání textu schůzky)

Schůzky lze plánovat pouze do budoucnosti. Při pokusu o založení schůzky začínající v minulosti je zobrazena chyba.

Po zadání účastníků schůzky a kliknutím na "Uložit a zavřít" je provedeno :

• rezervace schůzky v požadované videomístnosti

• text schůzky je rozšířen o informace s návodem na připojení do videokonference pro externí účastníky 

• uložena schůzka do outlooku Organizátora (což způsobí rozeslání pozvánky Outlookem organizátora)

Přeplánování videokonferenční schůzky

Pro změnu termínu schůzky lze postupovat standardními postupy Outlooku, nicméně je doporučeno :

• otevřít detail naplánované schůzky

• změnit datum a čas začátku schůzky

• změnit datum a čas konce schůzky

• pokud vybraná místnost zešedne, nelze ji v novém termínu použít (je obsazena jinou schůzkou) a je nutno vybrat jinou z nabízených volných místností (kontrola obsazenosti místností se provádí po každé změně termínu schůzky)

Legenda :

1. prvky pro nastavení začátku schůzky

2. prvky pro nastavení konce schůzky

3. tlačítko pro zapsáné změn a opětovné rozeslání nové schůzky uvedeným účastníkům

Zrušení/Smazání videokonferenční schůzky

Pokud provedete zrušení schůzky pomocí Outlook doplňku, bude provedeno i rozeslání zrušení schůzky Outlookem uvedeným účastníkům.

Opět lze použít různé cesty k provedení této operace, tak jak jsou dostupné ve vašem Outlook klientovi. Doporučený postup je přes detail schůzky.

Vynucení permanentní dostupnosti doplňku

Outlook při spuštění všech doplňků měří čas spuštění a pokud je čas delší jak 1 sec může rozhodnout o zákazu spouštění doplňku. O této akci informuje uživatele.

Může se stát, že i doplněk pro plánování videoschůzek bude takto zakázán. Pro vynucení vypnutí této funkce klikněte v menu na Soubor → Pomalé a zakázané doplňky.

Pokud tuto volbu nemáte k dispozici, máte pravděpodobně starší verzi Outlooku a musíte nejdříve aktualizovat Outlook na poslední verzi.

Může být zobrazeno tlačítko "Zakázat tento doplněk". V tom případě na něj klikněte a změní se na "Tento doplněk vždy povolit". Po opětovném kliknutí bude doplněk permanentně povolen.

Známá omezení

• doplněk je podporován pouze pro instalaci v "tlustém klientovi" Outlook instalovaném na stanici uživatele

• pro starší verzi 2010 je nutné pro víceřádkové tělo zprávy používat pro odřádkování SHIFT+ENTER 

• nejsou zatím podporovány periodicky opakované schůzky (pouze jednorázové)

Řešení problémů

Více na Jak na známé chyby - Outlook doplněk