/
Vytvoření jednoduché šablony požadavku

Vytvoření jednoduché šablony požadavku

Šablony požadavků umožňují vyplnit formulář Nový požadavek nebo Nový email na jedno kliknutí. 

 

Administrátoři mohou vytvářet šablony, ve kterých předem vyplní informace jako je: předmět, popis, služba, kategorie, formulář a další vlastnosti ticketu.

Tyto šablony pak mohou řešitelé ihned sami používat k rychlému vytváření požadavků a odesílání emailů. Řešitelé tak nemusí stále dokola vyplňovat všechny údaje v požadavku, ale mohou rychle použít šablonu a urychlit tak vytvoření nového požadavku.

V helpdeskovém systému jsou dostupné dva typy šablon:

  • Jednoduchá - po výběru šablony je založen požadavek

  • Stromová - po výběru šablony může být založených několik požadavků, kdy jeden z nich je nadřízený a ostatní jsou podřízené. V detailu požadavku lze pak vidět jejich vzájemné vazby.

Jednoduchá šablona

Jednoduchou šablonu vytvoří administrátor v Administraci > Požadavky > Šablony požadavků > + Nová

image-20231227-105251.png

Název šablony - administrátor výstižně pojmenuje šablonu tak, aby bylo pro operátory na první pohled srozumitelné, o jakou šablonu se jedná.

  • Povoleno - tlačítko, které určuje, zda bude šablona dostupná. Při vytváření nové šablony se doporučuje nechat šablonu nepovolenou. Jakmile administrátor provede všechna nastavení v šabloně, pak šablonu povolí.

  • Přidat k oblíbeným - šablona se přidá do seznamu pro rychlý výběr při tvorbě požadavku (v horní liště vpravo):

image-20231228-103616.png
  • Přístupy operátorů - šablona může být dostupná pro všechny operátory nebo pouze pro vybrané. V případě zvolení možnosti pouze vybraní může administrátor vybírat z operátorských skupin nebo z jednotlivých operátorů.

  • Po kliknutí na Vytvořit se šablona uloží do systému.

Poté administrátor zvolí, jestli se šablona vztahuje k Emailu nebo Požadavku.

Podle volby typu šablony se dále vyplňují jednotlivá pole. Pořadí jednotlivých polí při vytváření šablony je dáno nastavením v Administraci > Požadavky > Nový požadavek (více Vzhled formuláře nového požadavku a nového emailu). Některá pole jsou dynamická a jejich zobrazení závisí na nastavení v systému (např. zobrazení formuláře, kategorie, priority atd.)

 

V šabloně požadavku administrátor vyplní: typ požadavku, zadavatele, službu a předmět. Dále může administrátor vyplnit libovolný počet polí např. text požadavku, operátora, pozvané uživatele, štítky, hodnoty kategorií nebo priorit, pokud jsou dostupné atd.

Použití připravených odpovědí

V textovém editoru můžete použít stejné připravené odpovědi pro šablonu nového požadavku nebo nového emailu, které jste vytvořili pro odpovědi operátorů na požadavky v Administraci > Připravené odpovědi (viz připravené odpovědi). Chcete-li vložit připravenou odpověď, klikněte na Odpovědi v textovém editoru.

Po kliknutí na Vytvořit budou všechna nastavení uložena. V detailu nastavení šablony bude šablona označena jako šablona hlavního požadavku. V případě úprav šablony je nutné všechny změny vždy uložit.

Přes tlačítko nastavení vpravo nahoře u názvu šablony (ikona “ozubené kolečko”) se administrátor dostane na jednotlivá nastavení, která zadával při vytváření šablony. Může změnit: Název šablony, Povolení, Přidání k oblíbeným a Přístupy operátorů.

Jakmile je jednou šablona uložena jako šablona požadavku, nelze ji zpětně změnit na šablonu emailu a naopak.

Po vytvoření šablony se všechny uložené šablony zobrazí v přehledné tabulce všech vytvořených šablon.

 

Tabulka vytvořených šablon

V tabulce všech vytvořených šablon lze vyhledávat šablony podle názvu, filtrovat šablony podle typu šablony (Požadavek, Email), filtrovat šablony podle toho, jestli je šablona povolena nebo zakázána, případně jestli je v oblíbených nebo ne. U každé šablony je zaznamenáno, kdo a kdy ji vytvořil, případně změnil.

Přes tlačítka ve sloupci Akce lze šablonu:  

duplikovat,  upravit nebo  smazat

 

Ikony ve sloupci Typ znamenají:

jednoduchá šablona požadavku,

jednoduchá šablona emailu,

stromová šablona požadavku/emailu

 

Related content