Modul Dokumenty

Owned by Dagmar Cervenkova
pro 02, 2024
5 min read

Modul Dokumenty umožňuje nahrávat soubory a odkazy přímo do Requestoru. Viditelnost těchto souborů je určena oprávněními nastavenými na příslušné složce. Administrátor může variabilně upravovat přístupová práva do modulu pro jednotlivé uživatele nebo skupiny uživatelů. V detailu požadavku je možné vybrat z dostupných souborů a připojit je k danému požadavku.

Jak začít s modulem Dokumenty

Před zahájením práce doporučujeme vytvořit složky, do kterých budete ukládat soubory. Následně nastavte přístupová práva a oprávnění pro uživatele nebo skupiny, kteří budou modul využívat. Poté nahrajte do modulu jednotlivé dokumenty. Nahrané dokumenty lze snadno připojovat k požadavkům.

Na co se zaměřit v modulu Dokumenty

  1. Vytvoření struktury modulu Dokumenty a nahrávání dokumentů: Organizujte své dokumenty pomocí složek. Nahrajte své soubory a odkazy.

  2. Nastavení přístupů a oprávnění: Definujte, kdo může do modulu vstupovat a jaké akce může provádět.

  3. Propojení s požadavky: V detailu požadavku nebo emailu přidávejte dokumenty přímo z modulu Dokumenty.

  4. Vyhledávání

1. Vytvoření struktury modulu Dokumenty a nahrávání dokumentů

Modul Dokumenty obsahuje složky, které lze vytvářet ve stromové struktuře. Každý vložený soubor nebo odkaz musí být součástí nějaké složky.

1 o.png

Vytvoření složky

2 o.png

Nejprve si vytvoříte novou složku kliknutím na +Přidat a +Nová složka. Složku pojmenujete, můžete přidat krátký popis. Pak zvolíte, kteří uživatelé budou mít do složky přístup.

Všichni, Pouze pro řešitele nebo Vybraní (Řešitelské skupiny, Interní skupiny, Společnosti, jednotliví uživatelé).

Vytvořenou složku můžete editovat kliknutím na šipku vedle názvu složky přes Upravit. U složky můžete upravit nadřazenou složku (pokud již máte vytvořené alespoň dvě složky), název, popis, oprávnění.

Přes šipku vedle názvu složky můžete také vytvořit novou složku, ve které už bude předvyplněná nadřazená složka, lze ji ale změnit. A můžete do složky nahrát soubor nebo odkaz na soubor. 

Vytvoření dokumentu

Jakmile budete mít vytvořenou alespoň jednu složku, můžete do ní nahrát soubor nebo odkaz na soubor. Vyberte složku, do které potřebujete nahrávat dokument. Přes šipku u Přidat nebo u konkrétní složky, zvolte Nahrát soubor/Odkaz na soubor. Vyberte soubor a nahrajte. Poté jej můžete upravit kliknutím na  Upravit v řádku dokumentu ve sloupci Akce.

Úprava dokumentu

Dokument je možné přesunovat do jiné složky kliknutím na výběr vedle Složka a zvolením nové složky, do které chcete dokument přesunout. Název dokumentu může být přejmenován, případně popis, ikona a datum přidání mohou být změněny. V případě odkazu lze upravit URL adresu. 

 

 

Aktualizace dokumentu

Pokud potřebujete znovu nahrát stejný soubor, který se třeba pozměnil a chcete si zachovat původní URL adresu, případně počet stažení, klikněte na Aktualizovat, vyberte soubor a nahrajte do Requestoru. Jakmile bude nahráno, po kliknutí na Uložit se objeví hláška ohledně počtu stažení. Pokud si přejete vynulovat počet stažení, potvrďte volbou Ano. Pokud potřebujete zachovat počet stažení u původního dokumentu, vyberte volbu Ne a počet stažení zůstane zachován.

Smazání dokumentu

Dokument lze smazat kliknutím na ikonu koše v tabulce dokumentů. Pokud je tento dokument připojen do některého požadavku v Requestoru (více o Připojení souboru v požadavku z modulu Dokumenty), objeví se při mazání varovná hláška. Pokud dokument přesto smažete, bude automaticky odstraněn i ze všech požadavků, ke kterým byl připojen.

Tabulka dokumentů

V tabulce dokumentů je možné:

  • řadit dle Názvu, Velikosti, Počtu stáhnutí a dle data vložení,

  • lze zjednodušeně poznat, pro koho je dokument viditelný, zda pro všechny 3 lidi.png , pouze pro řešitele agent.png  nebo pro vybrané hlava zamek.png . Pro detailní informace o oprávnění je nutné kliknout na detail složky, ve které se dokument nachází.

  • tuzka.png upravit dokument, popelnice.png  smazat dokument, desky.png zkopírovat si jeho odkaz do schránky a následně vložit například do nového komentáře v požadavku nebo kamkoliv mimo Requestor, kde je podporované vkládání html odkazů.

Kapacita úložiště dokumentů je 10 GB pro zákazníky využívající Cloud. Zákazníci využívající vlastně server si mohou kapacitu pozměnit. V konfiguračním souboru RequestorConfig.xml, který je v App_Data složce, je uzel <MaxDiskSpaceForDocuments>, v něm je uvedena kapacita úložiště v Bytech (10 GB = 10 * 2^30 B). 
 

2. Nastavení přístupů a oprávnění do modulu Dokumenty

Definujte, kdo může do modulu vstupovat a jaké akce může provádět. Více zde Přístup a oprávnění pro modul Dokumenty.

3. Propojení s požadavky

V detailu požadavku nebo emailu přidávejte dokumenty přímo z modulu Dokumenty. Více zde Připojení souboru v požadavku z modulu Dokumenty.

4. Vyhledávání v dokumentech

Modul Dokumenty podporuje fulltextové vyhledávání, které prohledává složky i dokumenty. Po zadání minimálně tří znaků do vyhledávacího pole se pod ním zobrazí výsledky. Jakmile je nalezený dokument, vpravo ve vyhledávacím poli se ukážou složky, ve kterých se vyskytuje, které fungují zároveň jako odkaz.

Pokud potřebujete vyhledávat pouze v samotných dokumentech nebo pouze ve složkách, vyberte filtr pod šipkou u tlačítka Vše.

Dokumenty můžete vyhledávat i ve vyhledávací kartě, která vyhledává napříč Requestorem. Vyhledávají se názvy dokumentů.