/
Verze 5 helpdesku - Operativní schvalování

Verze 5 helpdesku - Operativní schvalování

Úvod

Operativní schvalování je nejjednodušší způsob schvalování v rámci helpdesku. Potencionální využití se nabízí v momentě, pokud během řešení požadavku potřebuji „něco” od „někoho” „operativně“ schválit. Neschvaluje se tedy samotný požadavek jako takový nebo jeho založení, ale obecná informace uvedená v textu.

Operativní schvalování nemá žádný vztah ke stavu požadavku. Jeho vyvolání může být podmíněné nastavením služby a definicí jednotlivých šablon, které uživatelům (primárně operátorům) zjednodušují jeho využití, případně omezují aplikaci pouze požadovaným způsobem.

Operativní schvalování se v rámci daného požadavku může vyvolat vícekrát.

Každé operativní schvalování má svůj vlastní životní cyklus.

1. Nastavení schvalování na službě

První podmínkou funkčnosti operativního schvalování je jeho povolení na dané službě. V případě, že služba dědí nastavení nadřazené složky (zaškrtávací políčko „Dědit nastavení ze složky“ je zaškrtnuté), je nutné provést dané nastavení na primární nadřazené službě, která dědění započala.

Administrace > Služby > „Název dané služby“ / Operativní schvalování

1.1 Povolení na službě

  • V hlavním menu klikneme na „Administrace“ (je podmíněno oprávněním):

  • Přejdeme do části „Požadavky“:

  • A rozklikneme položku „Služby“:

  • Klikneme na preferovanou službu, která se v našem případě jmenuje „Požadavky s operativním schvalováním“:

 

  • Přejdeme do části „Operativní schvalování“

  • Ve výchozím nastavení je funkce zakázaná:

  • Po jejím aktivovaní se rozbalí rozšířená nabídka funkcí a možností, na jejichž základě lze tuto funkci dále konfigurovat:

Už pouhou aktivací, kterou jsme provedli v předchozím kroku, lze funkci operativního schvalování využívat. Nicméně na základě nabídky funkcí a možností můžeme její chování zacílit námi požadovaným směrem, například omezit uživatelskou kreativitu, zajistit soukromí nebo bezpečnost.

1.2 Nastavení jednotlivých funkcí a možností

Nastavení se dělí do čtyř základních celků:

1.2.1 Kdo bez přístupu k požadavku nebo schvalování vidí schvalování v seznamu schvalování

Seznam schvalování je samostatné menu v hlavní nabídce, kde lze na jednom místě procházet a spravovat všechna schvalování. Toto nastavení upřesňuje oprávnění s tím spojená.

První tři možnosti neumožnují další nastavení. Nicméně po zvolení poslední možnosti se rozbalí dodatečná nabídka, kde je možné přístupy přesně specifikovat.

o   Nikdo (výchozí) – Nikdo, bez ohledu na jejich role. Výjimkou jsou administrátoři.

o   Všichni – Všichni, bez ohledu na jejich role.

o   Všichni operátoři – Všichni operátoři, bez ohledu na operátorské skupiny.

o   Umožňuje nastavit přístupy individuálně - Umožňuje nastavit přístupy individuálně, přičemž každé výběrové pole umožňuje zvolení více hodnot a zároveň je možné zvolit hodnoty ve více polích současně:

Operátorské skupiny – Nabízí se seznam aktivních operátorských skupin

Interní skupiny – Nabízí se seznam aktivních interních skupin  

Skupiny společností – Nabízí se seznam aktivních skupin společností

Zákazníci – Nabízí se seznam aktivních zákazníků

Uživatelé – Nabízí se seznam aktivních uživatelů

1.2.2 Kdo může založit schvalování

Zde se definují oprávnění pro založení schvalování jako takového.

První dvě možnosti neumožnují další nastavení. Nicméně po zvolení poslední možnosti se rozbalí dodatečná nabídka, kde je možné přístupy přesně specifikovat.

o   Všichni s přístupem do požadavku, bez ohledu na jejich role. (výchozí) – Všichni s přístupem do požadavku, bez ohledu na jejich role.

o   Všichni operátoři s přístupem do požadavku, bez ohledu na operátorské skupiny. – Všichni operátoři s přístupem do požadavku, bez ohledu na operátorské skupiny.

o   Umožňuje nastavit přístupy individuálně. - Umožňuje nastavit oprávnění individuálně, přičemž každé výběrové pole umožňuje zvolení více hodnot a zároveň je možné zvolit hodnoty ve více polích současně.

Operátorské skupiny – Nabízí se seznam aktivních operátorských skupin

Interní skupiny – Nabízí se seznam aktivních interních skupin

Skupiny společností – Nabízí se seznam aktivních skupin společností

Zákazníci – Nabízí se seznam aktivních zákazníků

Uživatelé – Nabízí se seznam aktivních uživatelů

1.2.3 Interní schvalování

Interní schvalování neboli také skryté schvalování je rozšířenou možností operativního schvalování a umožňuje vytvořit schvalování, které je viditelné pouze operátorům, případně pouze operátorům dané služby.

O tom, jestli schvalovaní bude nebo nebude interní, rozhoduje zadavatel schvalování, případně zvolená šablona.

Typické využití je, že nechci, aby uživatelé s přístupem do ticketu mohli schvalovaní vidět.

Druhá možnost počítá s modelovou situací, kdy zadavatel ticketu může být operátorem z jiné skupiny a také nemá schvalování vidět.

o   Všichni operátoři (výchozí) – Všichni operátoři vidí a mohou založit interní schvalování, bez ohledu na operátorské skupiny.

o   Pouze operátoři definovaní na službě – Interní schvalování vidí a mohou založit pouze operátoři definovaní na konkrétní službě.

 

1.2.4 Šablony

Šablony mají dvojí úlohu, na jedné straně výrazně zjednodušují nastavení v rámci operativního schvalování, na druhé straně lze s jejich pomocí docílit určitou formu unifikace, automatizace a případně omezit nežádoucí chování uživatelů a zabránit přehnané kreativitě. Aktivací první možnosti se automaticky zpřístupní další, které jinak nelze zvolit.

 

Povolit využívání šablon při zadání schvalování – V rámci schvalování se budou zadavateli operativního schvalování nabízet odpovídající šablony, které mohou zadávání schvalování zjednodušit, nebo omezit pouze na konkrétní možnosti.

Povinnost vybrat šablonu – V případě, že je tato možnost aktivní, není možné založit operativní schvalování přímo a je vždy nutné zvolit šablonu. Pokud žádná šablona neexistuje, není možné schvalování založit.

Nastavení ze šablony je možné změnit – Pokud je tato možnost aktivní, tak šablona slouží pouze jako pomůcka pro často používané typy schvalování, ale zadavatel schvalování má stále možnost nastavení schvalování upravit dle svého uvážení. Pokud tato možnost aktivní není, tak zadavatel schvalování nemůže nastavení převzaté ze šablony měnit, nicméně některá pole jako schvalovatelé stále budou aktivní, pokud to daná šablona umožňuje.

Výchozí šablona – umožňuje nadefinovat výchozí šablonu. Možnost nepoužít jí nebo upravit předdefinované hodnoty závisí na nastavení výše. Pokud existují nějaké šablony, které splňují kritéria zobrazení na dané službě, tak je zde uvidíme.

Výchozí šablona má další dodatečnou možnost nastavení, která se zaktivní po jejím zvolení:

Uživatel nemůže změnit defaultní šablonu

  • Pokud je tato možnost aktivní, tak uživatel již nebude moci změnit předvolenou výchozí šablonu.

2. Definice šablon

Šablony jako takové nejsou povinné a pouze plní potencionální roli unifikace a zjednodušení. V případě, kdy je šablona nastavená jako podmíněná, zadavatel schvalování ji musí použít, čímž je nucen pohybovat se pouze v mantinelech definovaných na dané šabloně. Pokud to nastavení umožňuje, může tyto hodnoty upravit.

(Administrace > Šablony schvalování > „Název dané šablony“ / Upravit šablonu schvalování)

2.1 Správa šablon

  • V hlavním menu klikneme na „Administrace“ (je podmíněno oprávněním):

  • Přejdeme do části „Požadavky“:

  • A rozklikneme položku „Šablony schvalování“:

V rámci následující obrazovky můžeme zakládat nové šablony, editovat již existující a případě je zneaktivnit.

2.2 Vytvoření nové šablony

  • Novou šablonu vytvoříme kliknutím na tlačítko „Nová“:

  • Následně se otevře formulář „Nová šablona schvalování“ obsahující rozšířenou nabídku funkcí a možností, na jejichž základě lze novou šablonu dále konfigurovat:

2.2.1 Název

Název šablony, který se zobrazuje i v rámci zadání schvalování ze šablony. Jedná se o textové pole, do kterého musíme zadat název nově vytvářené šablony. V našem případě „Naše šablona 3“

2.2.2 Typ

Typ šablony určuje, jestli schvalování vyvolané na základě této šablony bude veřejné nebo interní.

o   Veřejné (výchozí) – Každý, kdo má přístup do požadavku, uvidí schvalování.

o   Interní – Jenom členové schvalování vidí toto schvalování.

2.2.3 Služby

Služby, v rámci kterých si uživatel může vybrat tuto šablonu. V případě nezvolení žádné služby, je šablona platná všude.

Dialog umožňuje vybrat více služeb:

2.2.4 Předvolby schvalovatelů

Určuje způsob definice schvalovatelů. Tato část nastavení obsahuje pouze jeden přepínač, nicméně mající zásadní vliv na část následující. 

Omezit výběr schvalovatelů jen z definovaných skupin

  • Pokud možnost aktivní není, je nutné schvalovatele předem definovat v rámci šablony a zadavatel schvalování ji již měnit nemůže (viz 2.2.5.1)

  • Pokud je volba aktivní, je možné předem (tedy v rámci šablony) definovat schvalovatele nebo skupiny schvalovatelů, ze kterých zadavatel schvalování bude moci vybírat během vytváření schvalování (viz 2.2.5.2)

2.2.5 Schvalovatelé

V návaznosti na předešlém nastavení „Předvoleb schvalovatelů“, bude mít tato část nastavení dvě možné podoby:

2.2.5.1  Omezit výběr schvalovatelů jen z definovaných skupin je neaktivní (výchozí)

Předem definovaní schvalovatelé pro operativní schvalování využívající tuto šablonu. Zadavatel schvalování je nemůže změnit. Zde můžeme zvolit libovolný počet podmíněných schvalovatelů

2.2.5.2  Omezit výběr schvalovatelů jen z definovaných skupin je aktivní

V tomto módu můžeme zvolit dynamické množiny schvalovatelů, ze kterých zadavatel schvalování bude moci vybírat během vytváření schvalování. První tři možnosti přidají členy dané skupiny mezi potencionální schvalovatele, nicméně poslední možnost umožňuje nastavit přístupy individuálně:

Operátoři – Zadavatel bude moci vybírat mezi operátory

Pokročilí uživatelé – Zadavatel bude moci vybírat mezi pokročilými uživateli

Koncoví uživatelé – Zadavatel bude moci vybírat mezi koncovými uživateli

Vybraní uživatelé - Umožňuje nastavit oprávnění individuálně, přičemž každé výběrové pole umožňuje zvolení více hodnot a zároveň je možné zvolit hodnoty ve více polích současně

Operátorské skupiny – Nabízí se seznam aktivních operátorských skupin

Interní skupiny – Nabízí se seznam aktivních interních skupin

Skupiny společností – Nabízí se seznam aktivních skupin společností

Zákazníci – Nabízí se seznam aktivních zákazníků     

Uživatelé – Nabízí se seznam aktivních uživatelů

2.2.6 Režim schvalování

Tato část definuje logiku vyhodnocovacího algoritmu.

o   Alespoň jeden schvalovatel – Schvalovaní se bude považovat za schválené v případě, že alespoň jeden schvalovatel hlasuje kladně.

o   Všichni schvalovatelé – Schvalovaní se bude považovat za schválené pouze v případě, když všichni schvalovatelé budou hlasovat kladně.

o   Více než X % uživatelů – Schvalovaní se bude považovat za schválené pouze v případě, když počet kladně hlasujících schvalovatelů překročí zadané procento.

2.2.7 Platnost

Tato část určuje dobu platnosti schvalování, po jejimž uplynutí se dané schvalování automaticky ukončí (není možné dál hlasovat).

X dní – Počet dnů, během kterých schvalovatelé mohou hlasovat. Den je brán jako 24 hod. od zveřejnění schvalování.

Umožnit změnu termínu – Uživatelé s oprávněním měnit nastavení schvalování, mohou změnit dobu platnosti schvalování.

2.2.8 Automaticky uzavřít schvalování

Tato část doplňuje předešlý bod a vychází z toho, že každý může udělat chybu/překlep a špatně zahlasovat čili by měl mít i právo svou chybu napravit. Zároveň však platí, že každé hlasovaní musí dospět k bodu, kdy je finální a neměnné tak, aby mělo vypovídající auditní hodnotu. Pokud se na hlasovaní podílí více uživatelů, tak až do momentu, dokud poslední z nich neodevzdal svůj hlas, je možné svá rozhodnutí měnit. Nicméně poslední uživatel by o tuto možnost automaticky přišel. Aby se tak nestalo, má každé schvalovaní tuto dodatečnou definovatelnou lhůtu.

X dní – Schvalování bude uzavřeno po uplynutí této doby. Doba se počítá od uplynutí platnosti nebo od momentu, kdy zahlasoval poslední schvalovatel. Slouží k tomu, aby i poslední schvalovatel mohl změnit svůj názor (opravit překlep), ale zároveň bylo i toto období omezené.

2.2.9 Nastavení

Dodatečná nastavení, která primárně slouží k zjednodušení práce zadavatele schvalování (převážně operátora).

První z možností dále doplňuje předešlý bod a umožňuje zadavateli schvalování ukončené schvalování manuálně uzavřít, před uplynutím automatické doby, tak aby bylo možné zrychlit administrativní proces v případě potřeby, nicméně stále za předpokladu zachování určité ochranné lhůty.

Druhá z možností se typicky týká situací, kdy daný schvalovatel(é) nestihl(i), například z důvodu nepřítomnosti, včas reagovat a schvalování se mezitím uzavřelo, nicméně pokud v něm participovalo více schvalovatelů, a někteří z nich své hlasy odevzdali, není nezbytně nutné schvalování restartovat, ale stačí ho znovu reaktivovat. Počet dnů pro reaktivaci musí být nižší než počet dnů pro automatické uzavření.

Další tři části týkající se automatizace ubírají zadavateli schvalování povinnost prověřit a označit schvalování za vyřízené. Častou variantou může být možnost 0/1/1, čili zadavatel schvalování se pak aktivně stará pouze o schválená schvalovaní. Neschválené a expirované se automaticky označí za vyřízené a zadavatele schvalování dál nezaměstnávají.

Poslední množnost najde své využití například v případech, kdy daný schvalovatel nemůže o dané věci ze své pozice rozhodnout (team leader může schvalovat od určité finanční částky a pokud je tato překročena, musí se k dané věci vyjádřit manager oddělení), nebo daný schvalovatel není k dispozici a musí ho zastoupit někdo jiný.

Povolit ruční uzavření schvalování teprve po X hodinách – Uživatelé s oprávněním měnit nastavení schvalování mohou schvalování uzavřít manuálně. Umožňuje schvalování uzavřít dřív, než se uzavře automaticky, ale zároveň také slouží jako ochranná lhůta pro posledního schvalovatele, aby také mohl změnit svůj názor (opravit překlep)

Povolit reaktivaci schvalování po dobu X dnů od vypršení – Uživatelé s oprávněním měnit nastavení schvalování mohou obnovit schvalování, u kterého vypršela platnost, a to při zachování již udělených hlasů/vyjádření.

Automaticky označit schválené operativní schvalování za vyřízené – Automaticky označit schvalování za vyřízení, pokud je schváleno.

Automaticky označit neschválené operativní schvalování za vyřízené – Automaticky označit schvalování za vyřízené, pokud je neschváleno.

Automaticky označit expirované operativní schvalování za vyřízené – Automaticky označit schvalování za vyřízené, pokud je expirované.

Povolit do existujícího operativního schvalování přizvat dalšího schvalovatele - Umožní přidání uživatelů do schvalování (toto může udělat i samotný schvalovatel).

2.3 Úprava existující šablony

Úpravu šablony provedeme v rámci okna „Šablony schvalování“, a to kliknutím na její název nebo kliknutím na zelenou editační ikonu na řádku dané šablony v části akce:

Samotná úprava probíhá ve stejném rozhraní jako přidávání nové šablony.

2.4 Duplikování existující šablony

Duplikování šablony provedeme v rámci okna „Šablony schvalování“, a to kliknutím na oranžovou ikonu duplikace na řádku dané šablony v části akce:

Poté se automaticky vygeneruje další šablona s přívlastkem „Název původní šablony (kopie)“

2.5 Smazání existující šablony

Smazání šablony provedeme v rámci okna „Šablony schvalování“, a to kliknutím na červenou ikonu koše na řádku dané šablony:

Vyskakovací okno nás ještě upozorní, jestli si skutečně přejeme danou šablonu smazat:

2.6 Deaktivace a aktivace existující šablony

Deaktivaci nebo aktivaci šablony provedeme v rámci okna „Šablony schvalování“, a to přepnutím přepínače „Aktivní“ do stavu „OFF“ či “ON“ na řádku dané šablony:

3. Nastavení notifikačních emailů

Jednotlivá schvalování lze schvalovat přímo z emailových notifikací. Text těchto notifikací lze předem definovat zde:

(Administrace > Notifikační emaily > Operativní schvalování)

3.1 Úprava notifikačních emailů

V hlavním menu klikneme na „Administrace“ (je podmíněno oprávněním):

Přejdeme do části „Email“:

A rozklikneme položku „Notifikační emaily”:

A klikneme na část „Operativní schvalování“:

V rámci následující obrazovky můžeme upravovat jednotlivé notifikace:

Zasílat – definuje, jestli se daná notifikace bude zasílat

Pokud u dané položky „Byl přidán schvalovatel do schvalování“ klikneme na Upravit, otevře se nám konfigurační okno s detailní definicí dané notifikace:

3.1.1 Pro službu

Definuje oblast působení úpravy dané šablony, přičemž výchozí volba „-- Globálně --“ značí, že dané nastavení platí obecně jako výchozí čili pokud pro jednotlivé služby nenastavím výjimky.

3.1.2 Pro jazyk

Definuje oblast působení úpravy dané šablony, přičemž výchozí volba odpovídá výchozímu jazyku. Pro jednotlivé jazyky je nutné nastavit samostatné jazykové mutace.

3.1.3 Předmět

Zde je možné upravit předmět mailu pro výše uvedená nastavení.

Je zde možné využívat i následující parametry (Speciální řetězcové hodnoty) - viz 3.1.5

3.1.4 Zpráva

Samotný text zprávy. I zde je možné využívat parametry (Speciální řetězcové hodnoty), příklad využití:

3.1.5 Speciální řetězcové hodnoty

  • %TICKETREF% (Předmět/Zpráva) : Referenční ID požadavku, např.: REQ-000001

Tento parametr je automaticky přidán na konci každého předmětu:

 

  • %USER% (Předmět/Zpráva) : Jméno autora

  • %MESSAGETEXT% (Zpráva) : Text napsané zprávy

  • %URL% (Zpráva) : Přímý odkaz na požadavek

  • %TICKETTYPE% (Předmět/Zpráva) : Typ požadavku, např.: Incident, Požadavek na službu

  •  %SUBJECT% (Předmět/Zpráva) : Předmět požadavku

  •  %CREATED% (Předmět/Zpráva) : Vytvořeno

  •  %CUSTOMER% (Předmět/Zpráva) : Zákazník

  • %SERVICE% (Předmět/Zpráva) : Služba

  • %PARAM1% (Předmět/Zpráva) : Další možné informace závislé na typu notifikace

  • %APPROVAL_SUBJECT% (Předmět/Zpráva) : Název schvalování

  • %APPROVAL_TEXT% (Zpráva) : Text schvalování

  • %APPROVAL_CREATOR% (Předmět/Zpráva) : Zadavatel schvalování

  • %APPROVAL_LINK% (Zpráva) : Link na schvalování

  • %APPROVAL_EXPIRED_OR_WILL_EXPIRE% (Předmět/Zpráva) : Datum expirace, nebo datum kdy expiruje schvalování

  • %TIMESTAMP% (Zpráva) : Aktuální čas odeslání notifikace

 

Kliknutím na „Uložit nastavení“ se daná změna uloží, kliknutím na „Obnovit výchozí text“ se nastavení vrátí na výchozí hodnoty a „Zpět“ opustí obrazovku bez uložení.

4. Využití operativního schvalování v rámci požadavku

Schvalování je v požadavku dostupné na stejné úrovni jak Odpověď/Komentář. Parametry schvalování je možné (případně povinné) načíst ze šablony, a pokud to konfigurace umožňuje, je možné parametry upravit.

Potřebná je aktivace operativního schvalovaní na službě.

  • Pokud je povolené, tak se nám v rámci dialogového okna zobrazuje odpovídající tlačítko:

  • V opačné případě tlačítko není k dispozici:

4.1 Vyvolání operativního schvalování

  • V rámci požadavku klikneme na tlačítko „Operativní schvalování“:

  • Otevře se nám dialog s jednotlivými možnostmi, ovlivněný nastavením na službě a případné šabloně:

4.2 Základní operativní schvalování, bez použití šablony

V případě, že na schvalování nebyla aplikovaná šablona, zadavatel schvalování může plně editovat všechny možnosti a nastavení daného schvalování:

4.2.1 Typ

Zde můžeme zvolit, jestli bude schvalování veřejné nebo interní:

  • Veřejné (výchozí) – Každý, kdo má přístup do požadavku, uvidí schvalování, včetně zákazníka/zaměstnance (zadavatele), tak aby mohl vidět jeho stav.

  • Interní – Jenom členové schvalování vidí toto schvalování a podstatné je, že ho nevidí zákazník/zaměstnanec (zadavatel).

4.2.2 Režim schvalování

Tato část definuje logiku vyhodnocovacího algoritmu.

  • Alespoň jeden schvalovatel – Schvalovaní se bude považovat za schválené v případě, že alespoň jeden schvalovatel hlasuje kladně.

  • Všichni schvalovatelé – Schvalovaní se bude považovat za schválené pouze v případě, když všichni schvalovatelé budou hlasovat kladně.

  • Více než X % uživatelů – Schvalovaní se bude považovat za schválené pouze v případě, když počet kladně hlasujících schvalovatelů překročí zadané procento.

4.2.3 Platnost

Tato část určuje dobu platnosti schvalování, po jejíž uplynutí se dané schvalování automaticky ukončí (není možné dál hlasovat).

X dní – Počet dnů, během kterých schvalovatelé mohou hlasovat. Den je brán jako 24 hod. od zveřejnění schvalování.

4.2.4 Nastavení

  • Kliknutím na položku „Nastavení“ se rozbalí nabídka s dodatečnou konfigurací:

Jednotlivé položky mají úplně stejný význam, jako jejich ekvivalenty popsané v části šablony, nicméně zde se vážou pouze k danému schvalovaní.

  • Umožnit změnu termínu *platnosti – Uživatelé s oprávněním měnit nastavení schvalování, mohou změnit dobu platnosti schvalování.

Automaticky uzavřít schvalování *za/in X dní – Schvalování bude uzavřeno po uplynutí této doby. Doba se počítá od uplynutí platnosti nebo od momentu, kdy zahlasoval poslední schvalovatel. Slouží k tomu, aby i poslední schvalovatel mohl změnit svůj názor (opravit překlep), ale zároveň bylo i toto období omezené.

  • Povolit ruční uzavření schvalování teprve po X hodinách – Uživatelé s oprávněním měnit nastavení schvalování mohou schvalování uzavřít manuálně. Umožňuje schvalování uzavřít dřív, než se uzavře    automaticky, ale zároveň také slouží jako ochranná lhůta pro posledního schvalovatele, aby také mohl změnit svůj názor (opravit překlep)

  • Povolit reaktivaci schvalování po dobu X dnů od vypršení – Uživatelé s oprávněním měnit nastavení schvalování mohou obnovit schvalování, u kterého vypršela platnost, a to při zachování již udělených hlasů/vyjádření.

  • Automaticky označit schválené operativní schvalování za vyřízené – Automaticky označit schvalování za vyřízené, pokud je schváleno.

  • Automaticky označit neschválené operativní schvalování za vyřízené – Automaticky označit schvalování za vyřízení, pokud je neschváleno.

  • Automaticky označit exspirované operativní schvalování za vyřízené – Automaticky označit schvalování za vyřízení, pokud je exspirované.

  • Povolit do existujícího operativního schvalování přizvat dalšího schvalovatele - Umožní přidání uživatelů do schvalování (toto může udělat i samotný schvalovatel).

4.2.5 Schvalovatelé

Výběrové pole nabízí seznam všech potencionálních schvalovatelů a je možné zvolit i více najednou:

4.3 Operativní schvalovaní na základě předem definované šablony

V případě, že na schvalování byla aplikovaná šablona, zadavatel schvalování může editovat pouze možnosti a nastavení, které daná šablona a nastavení na službě umožňují.

V našem případě jsme v rámci ukázkové služby „Požadavky s operativním schvalováním“, v které se náš aktuální testovací požadavek nachází, nadefinovali jako výchozí šablonu „Naše šablona 2“, čili automaticky po otevření daného dialogu se šablona zvolila jako předvolená a jednotlivé parametry schvalovaní se z dané šablony načetly.

Zásadní v našem případě jsou vlastnosti, které ukazují rozsah možností tohoto řešeni:

  • V rámci nastavení naší služby nebyla povolena možnost „Nastavení ze šablony je možné změnit“, proto jsou všechna editační pole, kromě názvu a schvalovatelů, zakázaná a není možné ani zvolit rozšířená nastavení.

  • Zároveň byla na službě předvolená „šablona 2“, která umožňuje ručně zadat schvalovatele

  • Nicméně šablona byla nastavená na „Omezit výběr schvalovatelů jen z definovaných skupin“

  • Jako schvalovatelé byli zvolení pouze „Koncoví uživatelé“

  • Pokud by v rámci nastavení služby byla u výchozí šablony zvolená možnost „Uživatel nemůže změnit defaultní šablonu“, tak zadavatel by na tomto místě ani nemohl zvolit jinou šablonu:

Ve výsledku pak zadavatel schvalování nemůže upravit žádné nastavení schvalování, pouze zvolit schvalovatele z dané skupiny schvalovatelů:

4.4 Vztah mezi schvalovatelem a požadavkem

Schvalovatelé nemusí mít ve výchozím momentě přístup k danému požadavku, nicméně to by jim nemělo zabránit v rámci daného schvalování hlasovat.

4.4.1 „Automatické“ udělení dodatečného přístupu k požadavku

V momentě, kdy zadavatel schvalování klikne na tlačítko vytvořit schvalování, se automaticky otevře okno s návrhem pozvánky pro schvalovatele, kteří k danému požadavku neměli přístup.

Ten může, ale nemusí, pozvánky odeslat, případně rozhodnout komu je odešle (je-li více schvalovatelů bez přístupu k požadavku).

V případě, že schvalovatelům nebude umožněn přístup do požadavku, stále mají možnost schvalovat zjednodušeným způsobem, viz kapitola níže: 6. Proces schvalování

5. Životní cyklus schvalování

Každé schvalování má svůj vlastní životní cyklus, který sestává z několika „Fází schvalování“.

Každé schvalování v průběhu svého životního cyklu postupně prochází těmito „Fázemi schvalování“ a mění jednotlivé „Statusy schvalování“ z Aktivního – Neuzavřeného – Nevyřešeného na Neaktivní – Uzavřené – Vyřešené

5.1 Matice fází schvalovaní a odpovídajících statusů

Následující matice přehledně zobrazuje vztah mezi jednotlivými „Fázemi schvalování“ a „Statusy schvalování“

5.2 Statusy schvalování

Jedná se o logické hodnoty, vyjadřující aktuální „Stav schvalování“:

  • Uzavřeno

  • Vyřízeno

  • Aktivní

5.2.1 Uzavřeno

Vyjadřuje, jestli je v rámci daného schvalování možné hlasovat nebo ne.

Atribut „Uzavřeno“ slouží také k následné filtraci v rámci seznamů schvalování.

5.2.2 Vyřízeno

Vyjadřuje, jestli operátor výsledek schvalovaní viděl/zpracoval a označil ho za vyřízené.

Atribut „Vyřízené“ slouží také k následné filtraci v rámci seznamů schvalování.

5.2.3 Aktivní

Vyjadřuje, jestli v rámci schvalování ještě probíhá nějaká primární nebo sekundární aktivita. Přičemž platí jednoduchá logika, když „Uzavřeno“ = “ANO“ A „Vyřízeno“ = „ANO“ => „Neaktivní“ JINAK „Aktivní“

Pokud je schvalování neaktivní, tak se v rámci požadavku sbalí do minimalistické formy.

5.3 Fáze životního cyklu schvalování

Jedná se o etapu v rámci životního cyklu daného schvalování.

Jednotlivé „Fáze schvalování“ jsou pro uživatele snadno rozpoznatelné na základě barvy daného schvalování.

  • Vytváření schvalování

  • Čeká na vyjádření

  • Čeká na uzavření

  • Expirováno 

  • Schváleno 

  • Neschváleno

  • Storno

  • Smazáno

5.3.1 Vytváření schvalování

Je to nultá fáze životního cyklu schvalování, v tomto momentě schvalování jako takové zatím neexistuje a jedná se v principu o draft v rámci uživatelského rozhraní daného zadavatele schvalování.

5.3.2 Čeká na vyjádření

V této fázi mohou schvalovatelé vyjádřit svůj názor a až do vypršení platnosti schvalovaní ho mohou průběžně měnit. Délka fáze je dynamická dle toho, jak rychle schvalovatelé reagují. Zároveň lze maximální délku parametrizovat pro konkrétní schvalovaní, případně předem definovat na úrovni šablony.

Z logiky věci zatím nemůže být ani „Uzavřeno„ ani „Vyřešeno„.

V rámci této fáze schvalovaní disponuje statusy:

Neuzavřeno – Nevyřízeno – Aktivní

Tato fáze je reprezentována světle modrou barvou.

5.3.3 Čeká na uzavření

Tato fáze následuje poté, co se všichni schvalovatelé vyjádřili nebo v případě, pokud se potřebný počet schvalovatelů včas nevyjádřil čili schvalování expirovalo. Jedná se o určitou formu ochranné lhůty pro schvalovatele, pokud omylem udělali chybu (např. překlep, udělali špatné rozhodnutí v domnění, že se jedná o jiné schvalování atp.) Ochranná lhůta je minimálně 1 den.

Zadavatel schvalovaní může v rámci tohoto období provést manuální uzavření, pokud to nastavení schvalování nebo šablony umožňuje, nicméně i zde je ochranná lhůta, a to formou minimálně 1 hod. čili výsledná lhůta se v tom případě zkrátí z minimálně jednoho dne na minimálně jednu hodinu. Lhůta se počítá od momentu, kdy se poslední schvalovatel vyjádřil, nebo od momentu expirace.

V rámci této fáze schvalovaní disponuje statusy:

Neuzavřeno – Nevyřízeno – Aktivní

Tato fáze je reprezentována světle žlutou barvou.

Pokud schvalování expirovalo a zároveň byla v rámci nastavení schvalovaní nebo šablony povolená možnost „Povolit reaktivaci schvalování po dobu X dnů od vypršení“, tak zadavatel schvalování může dané schvalovaní znovu obnovit do fáze „Čeká na vyjádření“.

V rámci této fáze schvalovaní disponuje statusy:

Neuzavřeno – Nevyřízeno – Aktivní

Tato fáze je reprezentována světle oranžovou barvou.

5.3.4 Schváleno

Tato fáze je první ze tří základních variant výsledku schvalování, která následuje po fázi „Čeká na uzavření“ a nastává v případě, když se potřebný počet schvalovatelů včas vyjádřil a logický výsledek schvalování byl „Schváleno“.

Stejně jako další dvě fáze se aktivuje v momentě uzavření schvalování, ať už automatického nebo manuálního.

V tomto momentě schvalovaní disponuje statusy:

Uzavřeno – Nevyřízeno – Aktivní

Tato fáze je reprezentována světle zelenou barvou.

Zadavatel schvalování může schvalování označit jako vyřízené typicky poté, co podnikl následné kroky, kvůli kterým toto schvalování vyvolal.

Pokud byla aktivovaná možnost „Automaticky označit schválené operativní schvalování za vyřízené“, tak se toto schvalování automaticky označí za vyřízené.

V tomto momentě schvalovaní disponuje statusy:

Uzavřeno – Vyřízeno – Neaktivní

Tato fáze je reprezentována světle zelenou barvou.

5.3.5 Neschváleno

Tato fáze je druhou ze tří základních variant výsledku schvalování, která následuje po fázi „Čeká na uzavření“ a nastává v případě, kdy se potřebný počet schvalovatelů včas vyjádřil a logický výsledek schvalování byl „Nechváleno“.

Stejně jako další dvě fáze se aktivuje v momentě uzavření schvalování, či už automatického nebo manuálního.

V tomto momentě schvalovaní disponuje statusy:

Uzavřeno – Nevyřízeno – Aktivní

Tato fáze je reprezentována světle červenou barvou.

Zadavatel schvalování může schvalování označit jako vyřízené typicky poté, co podnikl následné kroky, kvůli kterým toto schvalování vyvolal.

Pokud byla aktivovaná možnost „Automaticky označit neschválené operativní schvalování za vyřízené“, tak se toto schvalování automaticky označí za vyřízené.

V tomto momentě schvalovaní disponuje statusy:

Uzavřeno – Vyřízeno – Neaktivní

Tato fáze je reprezentována světle červenou barvou.

5.3.6 Expirováno

Tato fáze je třetí ze tří základních variant výsledku schvalování, která následuje po fázi „Čeká na uzavření“ a nastává v případě, pokud se potřebný počet schvalovatelů včas nevyjádřil čili schvalování není ani „Schváleno“ ani „Nechváleno“ a dostalo se do stavu „Expirováno“.

Stejně jako další dvě fáze se aktivuje v momentě uzavření schvalování, ať už automatického nebo manuálního.

Pokud schvalování expirovalo a zároveň byla v rámci nastavení schvalovaní nebo šablony povolená možnost „Povolit reaktivaci schvalování po dobu X dnů od vypršení“, tak zadavatel schvalování může dané schvalovaní znovu obnovit do fáze „Čeká na vyjádření“.

Čili v tomto případě fáze slouží jako lhůta pro zadavatele schvalování, kdy může dané schvalování reaktivovat.

V tomto momentě schvalovaní disponuje statusy:

Uzavřeno – Nevyřízeno – Aktivní

Tato fáze je reprezentována světle oranžovou barvou.

Zadavatel schvalování může schvalování označit jako vyřízené, typicky poté co podnikl následné kroky, kvůli kterým toto schvalování vyvolal.

Pokud byla aktivovaná možnost „Automaticky označit exspirované operativní schvalování za vyřízené“, tak se toto schvalování automaticky označí za vyřízené.

V tomto momentě schvalovaní disponuje statusy:

Uzavřeno – Vyřízeno – Neaktivní

Tato fáze je reprezentována světle oranžovou barvou.

5.3.7 Storno

Jedná se o alternativní fázi, která nastává v momentě, když zadavatel dané schvalování stornuje. Typicky z důvodu, že předmět schvalování přestal být předmětný (například zadavatel požadavku si svůj požadavek rozmyslel) nebo v případě překlepu, když zadavatel schvalování zadal schvalování do špatného požadavku atp.

Stornované schvalování se automaticky označí za uzavřené a vyřízené.

Schvalování je stálé viditelné dle původních nastavení viditelnosti.

V tomto momentě schvalovaní disponuje statusy:

Uzavřeno – Vyřízeno – Neaktivní

Tato fáze je reprezentována světle šedou barvou.

5.3.8 Smazáno

Jedná se o alternativní fázi a ve výsledku výjimečný stav, která nastává v momentě, když administrátor dané schvalování smaže. Typicky z důvodu nekorektního obsahu atp.

V tomto momentě schvalovaní disponuje statusy:

Uzavřeno – Vyřízeno – Neaktivní

Schvalování již není nadále viditelné.

6. Proces schvalování

Pořadí, v jakém schvalovatelé schvalují není rozhodující a mohou to dělat paralelně nezávisle na sobě.

6.1 Možnosti schvalování

Schvalovatelé mají několik možností, jak mohou odevzdat svůj hlas v rámci schvalování, kde jsou vyzváni k vyjádření názoru.

  • Schvalování v konkrétním požadavku

  • Schvalování z emailu

  • Schvalování v seznamu schvalování