Správa oznámení

Modul Oznámení v Helpdesku slouží k informování uživatelů o důležitých událostech, změnách nebo upozorněních. Taková oznámení mohou být viditelná pro všechny přihlášené uživatele nebo jen pro vybrané skupiny uživatelů či jednotlivé uživatele. Tato oznámení mohou být směrována tedy např. pro zákazníky nebo pro zaměstnance.

Modul Oznámení lze rozdělit na dvě části:

• Správa oznámení - tu mohou spravovat administrátoři nebo vybraní operátoři.

• Přehled oznámení - každý uživatel přihlášený do Requestoru má možnost si tento přehled zobrazit, ve kterém kromě již proběhlých oznámení může vidět i aktuální, případně i budoucí oznámení.

Open

Správa Oznámení

Do Správy Oznámení přejde administrátor nebo oprávněný operátor kliknutím na ikonu  vlevo ve sloupc

Open

Ve Správě oznámení lze nastavovat přístupy do modulu, zakládat kategorie oznámení, vytvářet šablony pro oznámení, vytvořit nové oznámení a editovat. V tabulce všech vytvořených oznámení lze dle oprávnění provádět dostupné akce, řadit, exportovat. 

Začínáme používat modul Oznámení

Než začnete vytvářet nové oznámení, doporučujeme nejprve:

• nastavit přístup do modulu oznámení (tzn. kdo bude mít oprávnění oznámení vytvářet),

• vytvořit si kategorie, pod které budou jednotlivá oznámení patřit,

• případně si nachystat šablony, které budou obsahovat např. často používaný text oznámení s preferovaným formátováním.

Přístupy

Do Správy oznámení mohou mít přístup buď jen administrátoři nebo operátoři, kteří budou definovaní v nastavení přístupu vpravo pod ikonou nastavení a Přístupy.

Pokud je tlačítko Povolit ve stavu Aktivní, tak se ikona   zobrazí v levém sloupcovém menu. Přístup do správy Oznámení mohou mít administrátoři, obecně všichni operátoři nebo pouze vybraní a to buď operátorské skupiny nebo operátoři individuálně, případně kombinace. Jakmile vyberete operátory, kteří budou mít přístup do modulu Oznámení, svou volbu uložte.

Pokud je tlačítko Povolit ve stavu Neaktivní, tak se ikona pro Správu oznámení v levém sloupcovém menu nezobrazí a do Správy oznámení bude mít přístup pouze administrátor v Administraci > Moduly Requestoru > Oznámení.

Poznámka: Pokud umožníte operátorům přístup do Správy oznámení, operátoři mohou vytvářet nová oznámení, editovat svá oznámení, pracovat s tabulkou všech vytvořených oznámení, exportovat oznámení. Operátoři nemají oprávnění vytvářet kategorie a šablony. Toto oprávnění mají pouze administrátoři.

Kategorie

Než přejdete k vytváření nového oznámení, je třeba si definovat kategorie, do kterých budou jednotlivá oznámení přiřazena. Každé oznámení musí být přiřazeno do některé kategorie, je to povinný údaj.

Vytvoření nové kategorie

Ve Správě Oznámení přes tlačítko Nastavení klikněte na Kategorie a na stránce kategorií klikněte na +Nová. Otevře se okno s definováním nové kategorie. Novou kategorii pojmenujte, můžete si zvolit preferovanou barvu a ikonu kategorie. Tato ikona bude zobrazena ve zvolené barvě v přehledu všech vytvořených kategorií ve Správě oznámení. V přehledu všech vytvořených oznámení ve Správě oznámení bude zobrazena zvolená barva formou čtverce, ve kterém bude vybraná ikona. Ikona bude automaticky dopočtena dle zvolené barvy pozadí ikony, v bílé nebo černé barvě. Stejným způsobem bude barva a ikona zobrazena u každého oznámení, které bude viditelné pro uživatele, pro něž je oznámení určeno.

Přehled vytvořených kategorií

Všechny vytvořené kategorie jsou zobrazeny v tabulce, kliknutím na název kategorie nebo ikonu  lze kategorii upravovat (přejmenovat, změnit barvu a ikonu). V případě, že ke kategorii ještě není navázáno žádné oznámení, tak je možné kategorii smazat přes ikonu . Jakmile kategorie obsahuje již nějaké oznámení, není možné kategorii smazat a ikona smazání není dostupná.

Šablony

Aby si operátoři zjednodušili proces vytváření nového oznámení, mohou si připravit šablony oznámení. Šablona obsahuje název šablony, kategorii, nadpis oznámení a text. Operátoři tak mohou mít předchystanou sadu šablon s nejčastěji používanými texty k oznámení vázající se ke kategorii.

Vytvoření nové šablony

Ve správě Oznámení přes tlačítko Nastavení klikněte na Šablony a na stránce šablon klikněte na +Nová. Novou kategorii pojmenujte, můžete ji přiřadit do kategorie nebo nechat kategorii nevyplněnou. Do pole Nadpis vepište Nadpis oznámení, který se při použití šablony vepíše do Oznámení. Do pole Text vepište své oznámení při použití jednoduchých technik formátování.

Přehled vytvořených šablon

Vytvořené šablony jsou zobrazeny v tabulce a každou šablonu může administrátor upravovat nebo smazat (sloupec Akce).

Vytvoření nového oznámení

Nové oznámení mohou vytvářet všichni administrátoři, případně operátoři, kteří mají povolený přístup do Správy oznámení.
Kliknutím na tlačítko +Nové ve Správě oznámení přejdete do okna s pracovním prostorem pro tvorbu oznámení. 

Pracovní prostor pro tvorbu nového oznámení obsahuje tato pole:

Co znamená hláška "Přejete si uživatelům obnovit skrytá oznámení?

Při ukládání oznámení, které bylo editováno (např. byla upravena kategorie, text, platnost atd.) se vlastník oznámení může setkat s touto hláškou. Znamená to, že oznámení si již někteří uživatelé dříve přečetli a skryli. Při potvrzení této hlášky se uživatelům upravené oznámení znova zobrazí nahoře pod horní lištou, případně v budoucích oznámeních v Přehledu oznámení.

Tabulka všech vytvořených oznámení

Všechna vytvořená oznámení jsou zobrazena v přehledné tabulce, ve které je možné řadit dle sloupců nadpis, od nebo do, viditelnost, vlastník. V tabulce je možné vyhledávat podle nadpisu nebo vlastníka.

Tři stavy oznámení:

Viditelnost - ve sloupci Viditelnost je graficky naznačeno, pro které skupiny uživatelů je oznámení zobrazeno. Podrobněji o viditelnosti jednotlivého oznámení je uvedeno v jeho detailu.

Vlastník - operátor, který oznámení vytvořil. Vlastník může své oznámení upravovat, duplikovat, smazat nebo zastavit. Pokud je vlastník oznámení administrátor, může oznámení převést na jiného operátora. Právo změnit vlastníka má pouze administrátor. 

Ve sloupci Akce je možné uskutečňovat některé z dostupných akcí:

Export do xlsx

Vytvořená oznámení mohou být vyexportována do souboru ve formátu xlsx/csv. Pokud v tabulce použijete některý z filtrů, budou vyexportována právě vyfiltrovaná oznámení.
Nastavte si oznámení tak, jak je budete chtít vyexportovat a klikněte na ikonu exportu.