Vytvoření jednoduché šablony požadavku
Šablony požadavků umožňují vyplnit formulář Nový požadavek nebo Nový email na jedno kliknutí.
Administrátoři mohou vytvářet šablony, ve kterých předem vyplní informace jako je: předmět, popis, služba, kategorie, formulář a další vlastnosti ticketu.
Tyto šablony pak mohou řešitelé ihned sami používat k rychlému vytváření požadavků a odesílání emailů. Řešitelé tak nemusí stále dokola vyplňovat všechny údaje v požadavku, ale mohou rychle použít šablonu a urychlit tak vytvoření nového požadavku.
V helpdeskovém systému jsou dostupné dva typy šablon:
Jednoduchá - po výběru šablony je založen požadavek
Stromová - po výběru šablony může být založených několik požadavků, kdy jeden z nich je nadřízený a ostatní jsou podřízené. V detailu požadavku lze pak vidět jejich vzájemné vazby.
Jednoduchá šablona
Jednoduchou šablonu vytvoří administrátor v Administraci > Požadavky > Šablony požadavků > + Nová
Název šablony - administrátor výstižně pojmenuje šablonu tak, aby bylo pro operátory na první pohled srozumitelné, o jakou šablonu se jedná.
Povoleno - tlačítko, které určuje, zda bude šablona dostupná. Při vytváření nové šablony se doporučuje nechat šablonu nepovolenou. Jakmile administrátor provede všechna nastavení v šabloně, pak šablonu povolí.
Přidat k oblíbeným - šablona se přidá do seznamu pro rychlý výběr při tvorbě požadavku (v horní liště vpravo):
Přístupy operátorů - šablona může být dostupná pro všechny operátory nebo pouze pro vybrané. V případě zvolení možnosti pouze vybraní může administrátor vybírat z operátorských skupin nebo z jednotlivých operátorů.
Po kliknutí na Vytvořit se šablona uloží do systému.
Poté administrátor zvolí, jestli se šablona vztahuje k Emailu nebo Požadavku.
Podle volby typu šablony se dále vyplňují jednotlivá pole. Pořadí jednotlivých polí při vytváření šablony je dáno nastavením v Administraci > Požadavky > Nový požadavek (více Vzhled formuláře nového požadavku a nového emailu). Některá pole jsou dynamická a jejich zobrazení závisí na nastavení v systému (např. zobrazení formuláře, kategorie, priority atd.)
V šabloně požadavku administrátor vyplní: typ požadavku, zadavatele, službu a předmět. Dále může administrátor vyplnit libovolný počet polí např. text požadavku, operátora, pozvané uživatele, štítky, hodnoty kategorií nebo priorit, pokud jsou dostupné atd.
Použití připravených odpovědí
V textovém editoru můžete použít stejné připravené odpovědi pro šablonu nového požadavku nebo nového emailu, které jste vytvořili pro odpovědi operátorů na požadavky v Administraci > Připravené odpovědi (viz připravené odpovědi). Chcete-li vložit připravenou odpověď, klikněte na Odpovědi v textovém editoru.
Po kliknutí na Vytvořit budou všechna nastavení uložena. V detailu nastavení šablony bude šablona označena jako šablona hlavního požadavku. V případě úprav šablony je nutné všechny změny vždy uložit.
Přes tlačítko nastavení vpravo nahoře u názvu šablony (ikona “ozubené kolečko”) se administrátor dostane na jednotlivá nastavení, která zadával při vytváření šablony. Může změnit: Název šablony, Povolení, Přidání k oblíbeným a Přístupy operátorů.
Jakmile je jednou šablona uložena jako šablona požadavku, nelze ji zpětně změnit na šablonu emailu a naopak.
Po vytvoření šablony se všechny uložené šablony zobrazí v přehledné tabulce všech vytvořených šablon.
Tabulka vytvořených šablon
V tabulce všech vytvořených šablon lze vyhledávat šablony podle názvu, filtrovat šablony podle typu šablony (Požadavek, Email), filtrovat šablony podle toho, jestli je šablona povolena nebo zakázána, případně jestli je v oblíbených nebo ne. U každé šablony je zaznamenáno, kdo a kdy ji vytvořil, případně změnil.
Přes tlačítka ve sloupci Akce lze šablonu:
duplikovat, upravit nebo smazat
Ikony ve sloupci Typ znamenají:
jednoduchá šablona požadavku,
jednoduchá šablona emailu,
stromová šablona požadavku/emailu